Administrar uma unidade pública de ensino é uma tarefa complexa e que requer um grande esforço de coordenação. Entre os desafios, estão a adequação a normas estabelecidas pelo poder público, a gestão eficiente dos recursos financeiros e o alinhamento de boas práticas de governança.
Para ajudar universidades e institutos federais de educação, a RNP está disponibilizando a Plataforma For. A solução é composta de softwares, cursos de capacitação on-line e metodologia para auxiliar no desenvolvimento do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) e para criar um modelo de gestão de riscos. Com a ferramenta, os gestores potencializam processos organizacionais, melhoram a eficácia da gestão financeira e dispõem de mais informações para a tomada de decisões.
A plataforma está disponível para todos os institutos e universidades federais do país. Já é usada por 14 dos 41 institutos federais e por 37 das 69 universidades. Com o intuito de aumentar a adesão, a RNP firmou parceria com o Ministério da Educação (MEC) e disponibilizou a ferramenta na nuvem, além de garantir suporte permanente e sem custos para as instituições.
Uma das unidades que adotaram a solução foi o Instituto Federal do Tocantins (IFTO). O economista William de Sousa Dias, servidor do IFTO, conta que a plataforma For otimizou a administração da instituição. “Escolhemos a Plataforma For depois de uma ampla pesquisa e testes em outras plataformas. Foi a que viabilizou a maior parte dos processos de desenvolvimento institucional”, explica.
Acompanhamento do Plano de Desenvolvimento Institucional em tempo real
Um dos pontos fundamentais na gestão é o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). O documento traz todo o planejamento estratégico desenvolvido pela administração, elencando os objetivos para um período de cinco anos. É uma obrigação das instituições apresentar esse plano, que também contém dados atualizados sobre o andamento das metas estipuladas.
O ForPDI é uma das ferramentas da Plataforma For. Foi elaborado após ser identificada a necessidade de acompanhar em tempo real a gestão do Plano de Desenvolvimento Institucional, permitindo que o trabalho ocorra de maneira colaborativa. Com o software, gestores podem desenvolver todo esse plano com flexibilidade e monitorar sua execução. A solução traz ainda os principais recursos de administração usados em contexto empresarial, como análise SWOT, Balanced Scoredcard (BSC), Planejamento Estratégico Situacional (PES) e outros.
Um exemplo do potencial do ForPDI está na fase de preparação do plano. É possível registrar documentos de referência usados na elaboração do PDI, dando aos envolvidos um acesso mais rápido a esse material. Os gestores também podem analisar a atual situação da instituição e antecipar potenciais cenários, catalogando todas as informações na plataforma. Com isso, o desenvolvimento das estratégias é executado com mais eficiência.
“A plataforma facilitou não só a elaboração, mas também a gestão do PDI e de outros processos. Dentre inúmeras vantagens, o ForPDI permite a elaboração colaborativa dos capítulos e a gestão integrada dos planos de metas”, relata William de Sousa Dias.
Plataforma ajuda a identificar riscos e torna mais ágil reação do gestor
A gestão de riscos é outra atividade essencial para as instituições. O processo consiste em identificar riscos e pensar em soluções para minimizar os impactos de potenciais problemas. Essas ameaças podem ser de diferentes tipos, como financeiras, operacionais, legais ou aquelas que podem afetar a reputação da instituição.
A ForRisco é uma ferramenta da Plataforma For com o objetivo de facilitar essa gestão. Ela surgiu da necessidade de aplicar princípios teóricos e práticos da gestão de risco no planejamento estratégico das unidades federais de ensino. Um exemplo de risco que pode ser administrado pela ferramenta é um problema financeiro que comprometa a capacidade da instituição de realizar suas atividades. A solução ajuda a identificar os períodos mais suscetíveis e a definir soluções, como o remanejamento de recursos.
No caso de ameaças operacionais, seria possível usar a ForRisco para monitorar diferentes sistemas da instituição, classificar os riscos em diferentes categorias e definir planos de ação específicos para cada um deles.
“Hoje, temos a obrigatoriedade de fazer a gestão de riscos para alcançarmos os nossos objetivos e a gente carecia de um sistema como esse, principalmente por não terem outras opções no mercado. Ele foi desenvolvido pelo Fórum Nacional de Pró-Reitores de Planejamento e de Administração das Instituições Federais de Ensino Superior (FORPLAD), sendo criado para atender as necessidades latentes percebidas pelas instituições. Esperamos que continue evoluindo cada vez mais e ajudando a melhorar nossa gestão”, afirma o pró-reitor de Planejamento da Universidade Federal do Sul da Bahia (UFSB) e coordenador do FORPLAD, Franklin Matos Silva Júnior.
Ao desenvolver a solução, buscou-se conceder às unidades de ensino um meio de criar uma estrutura própria de registros. O gestor pode criar uma política personalizada dessas ameaças, definir ações de correção e analisar causas e consequências de possíveis problemas. Assim, ainda que não consiga evitar todos os problemas organizacionais, adotar uma política de gerenciamento de riscos cria uma cultura dentro da própria instituição sobre a importância do tema.
A plataforma for conta com um comitê de melhorias que é composto por representantes do MEC (SETEC e SESU) , RNP, Universidades e Institutos os quais se reúnem periodicamente para avaliar as solicitações de melhorias e prioriza-las visando manter a plataforma For sempre atualizada e alinhada com as necessidades de comunidade usuária.