En octubre de 2019, el tradicional Colegio Pedro II (CPII), institución federal de enseñanza pública, ubicada en el Estado de Rio de Janeiro y con 185 años de historia, contactó a RNP con el fin de establecer una cooperación. El objetivo inicial era el de evolucionar con su seguridad de información, frente a la oferta de servicios del colegio a la sociedad, así como realizar un diagnóstico para la adecuación a la Ley General de Protección de Datos (LGPD).

Durante el diálogo, las partes observaron la necesidad de un vínculo mutuo, así como la RNP también precisaba ampliar sus acciones y conocimientos con un socio confiable, con el cual pudiese tratar la LGPD. Solo a partir de la adaptación del ambiente tecnológico en CPII, sería posible identificar, con más certeza, lo que el colegio podría ofrecer como soluciones al Sistema RNP, en términos de ajustes y otras cuestiones con definición del convenio como instrumento de formalización de la relación. 

Desafíos jurídicos y administrativos
La elección trajo diversos desafíos complejos, que casi hicieron que el proyecto no saliera del papel. La poca conexión de RNP con éste tipo de instrumento fue casi un obstáculo.  

“El Convenio tiene particularidades y complejidades que hacen que la ejecución de ese instrumento necesite bastante apoyo jurídico, tanto para firmar como para llegar al fin del proyecto con éxito, así también para la realización de las entregas y prestaciones de cuentas. Tiene una legislación muy exigente”, resalta la especialista jurídica de RNP, responsable de apoyar el proceso de punta a punta, Ana Telles.

La especialista también destaca que la RNP tenía poca experiencia con convenios y hasta un cierto recelo, a causa de las exigencias en la prestación de cuentas. "Fue una prueba, digamos”, recuerda la especialista.  “El tiempo que teníamos para ejecutar el recurso era reducido y un convenio solo puede ser utilizado si hay un objetivo común entre las partes, y teníamos eso con el CPII”, agrega ella. 

El proceso fue tan intenso y desafiante para la profesional que ella recuerda haber colocado la documentación en el correo personalmente, al apagar las luces. "Trabajé hasta altas horas de la madrugada con Daniel Caetano (gerente de Soluciones y creador del convenio con el CPII, quien  falleció en 2020). Tuvimos esa situación en la etapa contractual y de instrumentalización, fue todo muy intenso, con poco tiempo de maduración, a pesar que Daniel ya había tenido muchos diálogos y Luiz Coelho (director-adjunto de Servicios) también”, concluyó Ana Telles.

Según la especialista, el mayor obstáculo administrativo encontrado fue en relación a la necesidad de un registro de todas la información del vínculo en el Sistema de Gestión de Convenios y Contratos de Transferencia (Siconv), de la plataforma Mais Brasil, que, a partir de 2023, pasó a ser llamada Transferegov. Para vencer ese reto, todo el equipo de RNP involucrado desde el inicio del proyecto y representantes del CPII participaron de una capacitación.  Un sistema “espejo” de Sincov también fue desarrollado internamente, para facilitar la inclusión y organización de los datos necesarios relacionados al convenio.

“Recién el año pasado (2022) los convenios de Ciencia y Tecnología (C&T) ganaron un trato especial. Siempre son convenios con tres partes: otorgantes, convenientes y una fundación, que tiene todo un respaldo administrativo para actuar como gestión. La RNP tuvo que trabajar con todo eso”, afirma el especialista en convenios Alessandro Reis, que fue el responsable de administrar la capacitación y terminó integrándose al equipo, con el fin de garantizar la conformidad de todos los procesos durante la ejecución del proyecto.

Con los obstáculos superados, el convenio se aprobó por la Abogacía-General de la Unión (AGU) y publicado en el Diario Oficial de la Unión (DOU), el día 29 de enero de 2020. 

Ampliación de alcance
La pandemia de Covid-19 llegó a Brasil a mediados de marzo de 2020, imponiendo el aislamiento social y el trabajo remoto, sin fecha prevista de retorno a las actividades presenciales. El nuevo escenario generó para el CPII dificultades para el desempeño de sus actividades fines, creando también necesidades de recursos tecnológicos y, junto a eso, nuevos puntos a ser deliberados para la continuidad del convenio y para la garantía de la viabilidad en la atención a la demanda de la comunidad (alumnos y profesores) del colegio.

Por eso, de acuerdo un nuevo plan de trabajo, incluyendo las necesidades recién identificadas, tanto del CPII como de la propia RNP, que, a esa altura, ya actuaba en servicios de nube para educación. Dentro de ese contexto, tres metas fueron definidas: Meta 1 – Foco en seguridad; Meta 2 – Foco en redes; Meta 3 – Foco en capacitación.

“Nosotros modificamos el proyecto con los mismos objetivos para atender más en el medio de la pandemia. Lo que el Colegio Pedro II tenía de infraestructura era insuficiente para la situación”, recuerda la gerente del proyecto del lado de RNP, Patrícia Almeida

“Con los mismos recursos financieros, aumentamos el proyecto unas tres veces, por lo menos. Solo la parte de seguridad fue inmensa, la capacitación también fue totalmente direccionada para hacer que su equipo consiguiese funcionar con los retos de la pandemia. El equipo de servicios ya analizó toda la cuestión de negocios, dónde modificar el tipo de tratamiento de negocios y, con ello, adquirimos condiciones para evaluar para cualquier cliente de la comunidad RNP”, explica Patrícia.

El actual jefe de gabinete de la rectoría del Colegio Pedro II, Luiz Pereira, que en ese momento actuaba como director de Tecnología de la Información del CPII, dijo que el marco inicial de ejecución del convenio, el primer semestre de 2021, fue fundamental para amenizar la situación de crisis en la educación provocada por la pandemia. Según él, la acción garantizó la calidad y escalabilidad de Moodle, contribuyendo para la continuidad de los cursos planeados y de la estructura administrativa. El formato de las clases, dentro de la plataforma, resultó determinante para garantizar el alto estándar de enseñanza para los estudiantes.

“El CPII tenía un problemón en la mano. Estábamos en la mitad de la pandemia y nuestro sistema de hospedaje no soportaba Moodle con los 15 mil alumnos y más de 1.250 profesores conectados. Mediante el convenio, conseguimos hacer una migración récord, en dos días, y colocarlo a disposición de todos los alumnos. Enseguida, se produjo una integración con Eduplay”, afirma Luiz Pereira.

Para el jefe de gabinete de la rectoría del Colegio Pedro II, los retos superados lograron que la RNP ganase madurez en este modelo de oferta. Después del CPII, la institución pasó a ofrecer a otros socios el servicio por NasNuvens con calidad, madurez y menos costo.

“Tuvimos una serie de desafíos que fueron superados, pero fue tan exitoso que entendemos que la sustentación valía la pena y hoy tenemos un contrato con la RNP para mantenerla”, dijo Pereira.

En paralelo a la migración de Moodle, que estaba incluida en el alcance de la Meta 2, se consiguieron otras dos metas previstas para el convenio, que llegó a su cierre a inicios de 2023. En total, casi 87% de los recursos para el pago externo se ejecutaron. Los 13% restantes están siendo retornados a la Unión.

“Resultó ampliamente positivo, porque atendimos la conformidad legal de una serie de etapas. Además, asistimos a nuestros alumnos en un momento de crisis, bastante difícil para ellos en términos de aprendizaje. Los servicios que fueron implementados por el CPII, después del diálogo y la cooperación con la RNP, se ejecutaron correctamente y fueron aceptados por la comunidad. Además, las decisiones fueron acertadas, principalmente en la devolución del recurso, lo que muestra corrección y prestación de cuentas bien ejecutada. El intercambio con la RNP fue muy positivo, yo ya conocía la institución pero, desde el punto de vista del cliente, el saldo resultó muy positivo”, agrega Luiz.

Beneficios mutuos

De acuerdo con la definición, convenio es una forma de ajuste entre partícipes para la realización de intereses comunes, mediante mutua colaboración. En la primera experiencia con este tipo de instrumento, la RNP pudo vivenciar en la práctica la percepción de un legado de beneficios generados tanto para el Colegio Pedro II como para sí.

“Todo lo que hicimos, a pesar del aumento de tres veces del alcance de las entregas, generó una ganancia para la RNP, cuyo alcance es casi imposible de medir.  Lo que más me enorgullece de este proyecto es poder decir que fue ejecutado plenamente por la RNP y que todos se sintieron partícipes de la ejecución. Todas las personas de cada área hicieron su contribución y cada pedacito fue importante para la entrega final”, evalúa Patrícia Machado.

En consonancia con la constatación que todo se elaboró y se produjo en alianza, el CPII ya consiguió identificar las principales herencias de la cooperación. “Moodle integrado a la Conferencia Web y al Eduplay es una gran entrega. Fue importantísimo durante la pandemia y sigue siendo importante actualmente. Pero destaco, especialmente, las acciones de seguridad, que son perennes y han aportado ventajas en materia de normalización, además de haber hecho posible la sustitución de un contrato costoso. Me gusta decir que las acciones de seguridad fueron las joyas de la corona”, bromea Luiz Pereira

Vea el video con los testimonios del jefe de gabinete del rectorado del Colegio Pedro II, Luiz Pereira, y del director de TI, Felipe Medeiros.