Gestionar una unidad de enseñanza pública es una tarea compleja que requiere una gran coordinación. Entre los retos están el cumplimiento de las normas establecidas por las autoridades públicas, la gestión eficaz de los recursos financieros y la armonización de las buenas prácticas de gobernanza.

Para ayudar a las universidades e institutos federales de educación, RNP ofrece la Plataforma For. La solución consiste en software, cursos de formación en línea y metodología para ayudar a elaborar el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) y crear un modelo de gestión de riesgos. Con esta herramienta, los directivos mejoran los procesos organizativos, aumentan la eficacia de la gestión financiera y disponen de más información para la toma de decisiones.

La plataforma está disponible para todos los institutos y universidades federales del país. Ya lo utilizan 14 de los 41 institutos federales y 37 de las 69 universidades. Para aumentar la adhesión, la RNP se ha asociado con el Ministerio de Educación (MEC) y ha puesto la herramienta a disposición en la nube, además de garantizar un soporte permanente y sin coste alguno para las instituciones.

Una de las unidades que adoptó la solución fue el Instituto Federal de Tocantins (IFTO). El economista William de Sousa Días, empleado del IFTO, afirma que la plataforma For ha optimizado la administración de la institución. “Elegimos la plataforma For tras una amplia investigación y pruebas en otras plataformas. Fue la que hizo viable la mayoría de los procesos de desarrollo institucional”, explica.

Seguimiento del Plan de Desarrollo Institucional en tiempo real

Uno de los puntos clave de la gestión es el Plan de Desarrollo Institucional (PDI). El documento recoge toda la planificación estratégica elaborada por la administración, enumerando los objetivos para un periodo de cinco años. Es obligación de las instituciones presentar este plan, que también contiene datos actualizados sobre el progreso de los objetivos estipulados.

ForPDI es una de las herramientas de la Plataforma For. Fue desarrollado después de identificar la necesidad de monitorear en tiempo real la gestión del Plan de Desarrollo Institucional, permitiendo que el trabajo ocurra de forma colaborativa. Con el software, los gestores pueden desarrollar este plan con flexibilidad y supervisar su ejecución. La solución también aporta los principales recursos de gestión utilizados en contextos empresariales, como el análisis SWOT, Balanced Scoredcard (BSC), Planificación Estratégica Situacional (PES) y otros.

Un ejemplo del potencial de ForPDI está en la fase de preparación del plan. Es posible registrar los documentos de referencia utilizados en la elaboración del PDI, lo que permite a los interesados acceder más rápidamente a este material. Los gestores también pueden analizar la situación actual de la institución a anticipar posibles escenarios, catalogando toda la información en la plataforma. Con ello, el desarrollo de estrategias se ejecuta con mayor eficacia.

“La plataforma facilitó no solo la preparación, sino también la gestión del PDI y otros procesos. Entre numerosas ventajas, ForPDI permite el desarrollo colaborativo de capítulos y la gestión integrada de planes de objetivos”, informa William de Sousa Días.

La plataforma ayuda a identificar riegos y agiliza la reacción del gestor

La gestión de riesgos es otra actividad esencial para las instituciones. El proceso consiste en identificar los riesgos y pensar en soluciones para minimizar el impacto de los posibles problemas. Estas amenazas pueden ser de distintos tipos, como financieras, operativas, jurídicas o las que pueden afectar a la reputación de la institución.

ForRisco es una herramienta de Plataforma For destinada a facilitar esta gestión. Se ha desarrollado a partir de la necesidad de aplicar los principios teóricos y prácticos de la gestión de riesgos en la planificación estratégica de las unidades educativas federales. Un ejemplo de riesgo que puede ser gestionado por la herramienta es un problema financiero que comprometa la capacidad de la institución para llevar a cabo sus actividades. La solución ayuda a identificar los periodos más susceptibles y a definir soluciones, como la reasignación de recursos.

En el caso de las amenazas operativas, ForRisco podría utilizarse para supervisar los diferentes sistemas de la institución, clasificar los riesgos en diferentes categorías y definir planes de acción específicos para cada una de ellas.

“Hoy en día, tenemos la obligación de hacer gestión de riesgos para alcanzar nuestros objetivos y necesitábamos un sistema como este, principalmente porque no hay otras opciones en el mercado. Fue desarrollado por el Foro Nacional de Pro-Rectores de Planificación y Administración de Instituciones Federales de Enseñanzas Superior (FORPLAD), siendo creado para atender a las necesidades latentes percibidas por las instituciones. Esperamos que siga evolucionando y ayude a mejorar nuestra gestión”, declaró el rector adjunto de Planificación de la Universidad Federal del Sur de Bahía (UFSB) y coordinador del FORPLAD, Franklin Matos Silva Júnior.

Al desarrollar la solución, el objetivo era proporcionar a las unidades docentes un medio para crear su propia estructura de registros. El gestor puede crear una política personalizada para estas amenazas, definir acciones de corrección y analizar las causas y consecuencias de posibles problemas. Así, aunque no sea posible evitar todos los problemas organizativos, la adopción de una política de gestión de riesgos crea una cultura dentro de la propia institución sobre la importancia del tema.

La plataforma For cuenta con un comité de mejoras compuestas por representantes del MEC (SETEC y SESU), RNP, Universidades e Institutos que se reúnen periódicamente para evaluar las peticiones de mejoras y priorizarlas con el fin de mantener la plataforma For siempre actualizada y alineada con las necesidades de la comunidad de usuarios.